En dehors des méde­cins, des infir­miers ou des phar­ma­ciens qui consti­tuent le corps médi­cal, les envi­ron­ne­ments médi­caux sont com­po­sés de pro­fes­sion­nels admi­nis­tra­tifs. Par­mi ces der­niers se retrouvent les secré­taires médi­caux, une fonc­tion très en vogue ces der­nières années, notam­ment en France. Mais, que savoir concrè­te­ment de ce métier ? Quelles sont les mis­sions des per­sonnes qui l’exercent ? On fait le décryp­tage dans cet article.

Les missions du secrétaire médical

Le secré­ta­riat médi­cal est un domaine qui exige des com­pé­tences bien spé­ci­fiques. Pour les acqué­rir, il est impor­tant de suivre une for­ma­tion de secré­taire médi­cale avec l’E­cole Fran­çaise par exemple. Notez que cette ins­ti­tu­tion se dis­tingue par ses pro­grammes cer­ti­fiants et pro­fes­sion­na­li­sants. Tous ceux qui y adhèrent peuvent ain­si attes­ter de leur valeur dans le monde du tra­vail. Leur rôle consis­te­ra à :

• accueillir ;
• infor­mer ;
• por­ter assistance.

Tou­te­fois, il faut pré­ci­ser que les mis­sions qui relèvent de la fonc­tion du secré­taire médi­cal ne sont pas sta­tiques. Elles varient en fonc­tion du cadre médi­cal dans lequel elles sont exer­cées. Par exemple, le cahier de charge d’un secré­taire au sein d’un cabi­net médi­cal dif­fère de celui de son homo­logue enga­gé dans une struc­ture sociale.

Les missions du secrétaire médical dans les cabinets médicaux

Dans un éta­blis­se­ment médi­cal pri­vé ou public, le secré­taire médi­cal assure le bon fonc­tion­ne­ment de la ges­tion admi­nis­tra­tive et logis­tique. Entre autres, il est char­gé de la ges­tion des ren­dez-vous et des agen­das. Il doit par exemple prendre les appels et pla­ni­fier les ren­dez-vous selon la dis­po­ni­bi­li­té des méde­cins. Pen­dant qu’il y est, il doit veiller à orga­ni­ser les horaires afin de limi­ter les retards, de même que les conflits d’emploi du temps. Ces dif­fé­rentes tâches requièrent une coor­di­na­tion efficace.

En dehors de la ges­tion des ren­dez-vous, le secré­taire médi­cal est aus­si res­pon­sable de la pré­pa­ra­tion des dos­siers médi­caux. Pour cela, il doit récu­pé­rer plu­sieurs infor­ma­tions utiles au méde­cin au cours de la consul­ta­tion. Il s’agit entre autres des anté­cé­dents médi­caux et des résul­tats des tests préalables.

Par ailleurs, dans les cabi­nets médi­caux, les secré­taires médi­caux rem­plissent éga­le­ment d’autres fonc­tions. Ils éta­blissent par exemple la liste des ren­dez-vous pour les méde­cins, effec­tuent les encais­se­ments et pro­cèdent à l’enregistrement de la carte vitale. En plus de cette ges­tion admi­nis­tra­tive tra­di­tion­nelle, ils peuvent aus­si jouer un rôle d’assistance aux soins en :

• s’assurant que la salle est préparée ;
• dés­in­fec­tant cer­tains instruments ;
• pré­pa­rant les équipements.

Ils sont aus­si sol­li­ci­tés pour gérer les stocks de four­ni­tures médi­cales, pas­ser des com­mandes de maté­riel médi­cal ou encore main­te­nir un inven­taire à jour. Tou­te­fois, il faut sou­li­gner que ces nom­breuses res­pon­sa­bi­li­tés du secré­taire médi­cal peuvent dépendre des régle­men­ta­tions locales et du centre médical.

Les missions du secrétaire médical dans les structures médico-sociales

Au sein d’une struc­ture médi­co-sociale, le rôle prin­ci­pal du secré­taire médi­cal est axé sur les tâches admi­nis­tra­tives et de sou­tien. Cela inclut par exemple  l’accueil des patients ou des usa­gers, la four­ni­ture d’informations sur les ser­vices dis­po­nibles et la ges­tion des appels télé­pho­niques. Il existe cepen­dant d’autres fonc­tions que peut rem­plir ce professionnel.

En effet, il peut par­ti­ci­per à des acti­vi­tés de sen­si­bi­li­sa­tion com­mu­nau­taire ou de pro­mo­tion des ser­vices de la struc­ture. Par­mi celles-ci, on peut avoir le par­tage d’informations auprès de la com­mu­nau­té et la par­ti­ci­pa­tion à des évé­ne­ments locaux. Outre cette tâche, le secré­taire médi­cal peut, dans cer­tains éta­blis­se­ments médi­co-sociaux, aider à la com­mu­ni­ca­tion entre :

• les usa­gers ;
• les tra­vailleurs sociaux ;
• les pro­fes­sion­nels de la santé.

À des occa­sions pré­cises, il peut aus­si être invi­té à prendre part à des réunions d’équipe. Le but est de par­ta­ger des infor­ma­tions, échan­ger sur la pla­ni­fi­ca­tion des ser­vices ou encore aider à la coor­di­na­tion géné­rale. Néan­moins, ces fonc­tions peuvent varier selon cer­tains fac­teurs, comme la nature de la struc­ture médi­co-sociale, la taille de l’équipe ain­si que les besoins spé­ci­fiques des usagers.

Les compétences du secrétaire médical

Très poly­va­lent, le rôle du secré­taire médi­cal exige un ensemble de com­pé­tences variées aus­si bien sur le plan tech­nique, admi­nis­tra­tif que rela­tion­nel. En effet, ce pro­fes­sion­nel doit être fami­lier avec la confi­gu­ra­tion de l’entreprise où il est employé. Il s’agit de cer­ner l’essentiel des acti­vi­tés, des contraintes ain­si que les besoins qui y sont liés. Cela concerne autant les cabi­nets de méde­cins, les cli­niques que les éta­blis­se­ments médico-sociaux.

De plus, en rai­son de la nature mou­ve­men­tée des envi­ron­ne­ments médi­caux, le secré­taire médi­cal doit être en mesure de hié­rar­chi­ser les tâches. Pour le faire, il doit consi­dé­rer leur degré d’importance et d’urgence. Ce n’est pas tout ! Il doit aus­si être capable de gérer effi­ca­ce­ment les appels télé­pho­niques, puisqu’il s’agit d’ailleurs de l’une de ses prin­ci­pales pré­ro­ga­tives. Mais, il fau­drait qu’il puisse déve­lop­per un véri­table sens d’écoute afin de mieux répondre aux besoins des appelants.

Conjoin­te­ment, le secré­taire médi­cal doit avoir une maî­trise des outils infor­ma­tiques. Cela se jus­ti­fie par le fait que la com­mu­ni­ca­tion avec les appe­lants et d’autres agents de la struc­ture médi­cale implique l’usage de ces équi­pe­ments. Spé­ci­fi­que­ment, il faut une bonne connais­sance des logi­ciels de trai­te­ment de texte, de dos­siers médi­caux et de tableaux.

Par ailleurs, il faut rap­pe­ler que le secré­taire médi­cal est un pro­fes­sion­nel de la com­mu­ni­ca­tion. Par consé­quent, il doit avoir une excel­lente habi­le­té dans l’expression écrite, la jus­tesse ortho­gra­phique et la syn­taxe. Cela lui faci­li­te­ra la tâche quant à la rédac­tion des docu­ments pro­fes­sion­nels et l’interaction avec les col­lègues et les patients.

Aus­si, il faut sou­li­gner que le secré­taire médi­cal doit avoir une com­pré­hen­sion des termes médi­caux ain­si que des concepts du domaine. Le but est de favo­ri­ser en grande par­tie la com­mu­ni­ca­tion avec les méde­cins. Il doit enfin pos­sé­der cer­tains atouts comme, le bon sens rela­tion­nel, la patience, l’organisation et le sens de l’accueil.

Les évolutions de carrière d’un secrétaire médical

Comme tout autre métier, celui de secré­taire médi­cal pré­sente des oppor­tu­ni­tés d’évolution. Mais, cela dépend des com­pé­tences, des inté­rêts et des objec­tifs de car­rière de chaque pro­fes­sion­nel. Par­mi les nom­breuses options pos­sibles, le secré­taire médi­cal a la pos­si­bi­li­té de se spé­cia­li­ser dans un sec­teur de la san­té. Il peut s’agir de :

• la pédia­trie ;
• la car­dio­lo­gie ;
• la chi­rur­gie.

En outre, le secré­taire médi­cal peut envi­sa­ger de par­ti­ci­per à des for­ma­tions sup­plé­men­taires afin d’acquérir d’accroître ses com­pé­tences. Par­mi les plus en vogue, on a les for­ma­tions en res­sources humaines, en mar­ke­ting médi­cal ou en ges­tion de pro­jet. Cha­cune d’elle pour­rait ouvrir des portes vers des rôles plus diver­si­fiés au sein de la struc­ture médicale.