En dehors des médecins, des infirmiers ou des pharmaciens qui constituent le corps médical, les environnements médicaux sont composés de professionnels administratifs. Parmi ces derniers se retrouvent les secrétaires médicaux, une fonction très en vogue ces dernières années, notamment en France. Mais, que savoir concrètement de ce métier ? Quelles sont les missions des personnes qui l’exercent ? On fait le décryptage dans cet article.
Les missions du secrétaire médical
Le secrétariat médical est un domaine qui exige des compétences bien spécifiques. Pour les acquérir, il est important de suivre une formation de secrétaire médicale avec l’Ecole Française par exemple. Notez que cette institution se distingue par ses programmes certifiants et professionnalisants. Tous ceux qui y adhèrent peuvent ainsi attester de leur valeur dans le monde du travail. Leur rôle consistera à :
- accueillir ;
- informer ;
- porter assistance.
Toutefois, il faut préciser que les missions qui relèvent de la fonction du secrétaire médical ne sont pas statiques. Elles varient en fonction du cadre médical dans lequel elles sont exercées. Par exemple, le cahier de charge d’un secrétaire au sein d’un cabinet médical diffère de celui de son homologue engagé dans une structure sociale.
Les missions du secrétaire médical dans les cabinets médicaux
Dans un établissement médical privé ou public, le secrétaire médical assure le bon fonctionnement de la gestion administrative et logistique. Entre autres, il est chargé de la gestion des rendez-vous et des agendas. Il doit par exemple prendre les appels et planifier les rendez-vous selon la disponibilité des médecins. Pendant qu’il y est, il doit veiller à organiser les horaires afin de limiter les retards, de même que les conflits d’emploi du temps. Ces différentes tâches requièrent une coordination efficace.
En dehors de la gestion des rendez-vous, le secrétaire médical est aussi responsable de la préparation des dossiers médicaux. Pour cela, il doit récupérer plusieurs informations utiles au médecin au cours de la consultation. Il s’agit entre autres des antécédents médicaux et des résultats des tests préalables.
Par ailleurs, dans les cabinets médicaux, les secrétaires médicaux remplissent également d’autres fonctions. Ils établissent par exemple la liste des rendez-vous pour les médecins, effectuent les encaissements et procèdent à l’enregistrement de la carte vitale. En plus de cette gestion administrative traditionnelle, ils peuvent aussi jouer un rôle d’assistance aux soins en :
- s’assurant que la salle est préparée ;
- désinfectant certains instruments ;
- préparant les équipements.
Ils sont aussi sollicités pour gérer les stocks de fournitures médicales, passer des commandes de matériel médical ou encore maintenir un inventaire à jour. Toutefois, il faut souligner que ces nombreuses responsabilités du secrétaire médical peuvent dépendre des réglementations locales et du centre médical.
Les missions du secrétaire médical dans les structures médico-sociales
Au sein d’une structure médico-sociale, le rôle principal du secrétaire médical est axé sur les tâches administratives et de soutien. Cela inclut par exemple l’accueil des patients ou des usagers, la fourniture d’informations sur les services disponibles et la gestion des appels téléphoniques. Il existe cependant d’autres fonctions que peut remplir ce professionnel.
En effet, il peut participer à des activités de sensibilisation communautaire ou de promotion des services de la structure. Parmi celles-ci, on peut avoir le partage d’informations auprès de la communauté et la participation à des événements locaux. Outre cette tâche, le secrétaire médical peut, dans certains établissements médico-sociaux, aider à la communication entre :
- les usagers ;
- les travailleurs sociaux ;
- les professionnels de la santé.
À des occasions précises, il peut aussi être invité à prendre part à des réunions d’équipe. Le but est de partager des informations, échanger sur la planification des services ou encore aider à la coordination générale. Néanmoins, ces fonctions peuvent varier selon certains facteurs, comme la nature de la structure médico-sociale, la taille de l’équipe ainsi que les besoins spécifiques des usagers.
Les compétences du secrétaire médical
Très polyvalent, le rôle du secrétaire médical exige un ensemble de compétences variées aussi bien sur le plan technique, administratif que relationnel. En effet, ce professionnel doit être familier avec la configuration de l’entreprise où il est employé. Il s’agit de cerner l’essentiel des activités, des contraintes ainsi que les besoins qui y sont liés. Cela concerne autant les cabinets de médecins, les cliniques que les établissements médico-sociaux.
De plus, en raison de la nature mouvementée des environnements médicaux, le secrétaire médical doit être en mesure de hiérarchiser les tâches. Pour le faire, il doit considérer leur degré d’importance et d’urgence. Ce n’est pas tout ! Il doit aussi être capable de gérer efficacement les appels téléphoniques, puisqu’il s’agit d’ailleurs de l’une de ses principales prérogatives. Mais, il faudrait qu’il puisse développer un véritable sens d’écoute afin de mieux répondre aux besoins des appelants.
Conjointement, le secrétaire médical doit avoir une maîtrise des outils informatiques. Cela se justifie par le fait que la communication avec les appelants et d’autres agents de la structure médicale implique l’usage de ces équipements. Spécifiquement, il faut une bonne connaissance des logiciels de traitement de texte, de dossiers médicaux et de tableaux.
Par ailleurs, il faut rappeler que le secrétaire médical est un professionnel de la communication. Par conséquent, il doit avoir une excellente habileté dans l’expression écrite, la justesse orthographique et la syntaxe. Cela lui facilitera la tâche quant à la rédaction des documents professionnels et l’interaction avec les collègues et les patients.
Aussi, il faut souligner que le secrétaire médical doit avoir une compréhension des termes médicaux ainsi que des concepts du domaine. Le but est de favoriser en grande partie la communication avec les médecins. Il doit enfin posséder certains atouts comme, le bon sens relationnel, la patience, l’organisation et le sens de l’accueil.
Les évolutions de carrière d’un secrétaire médical
Comme tout autre métier, celui de secrétaire médical présente des opportunités d’évolution. Mais, cela dépend des compétences, des intérêts et des objectifs de carrière de chaque professionnel. Parmi les nombreuses options possibles, le secrétaire médical a la possibilité de se spécialiser dans un secteur de la santé. Il peut s’agir de :
- la pédiatrie ;
- la cardiologie ;
- la chirurgie.
En outre, le secrétaire médical peut envisager de participer à des formations supplémentaires afin d’acquérir d’accroître ses compétences. Parmi les plus en vogue, on a les formations en ressources humaines, en marketing médical ou en gestion de projet. Chacune d’elle pourrait ouvrir des portes vers des rôles plus diversifiés au sein de la structure médicale.
