Pour offrir à leur patientèle un accueil téléphonique médical de meilleure qualité, les médecins disposent de plusieurs options. Parmi les plus innovantes, on trouve le télésecrétariat médical, un choix très populaire ces dernières années. Que sait-on réellement de ce service et de ses missions ? Quels sont ses avantages dans la gestion d’un cabinet médical ?
Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?
Le télésecrétariat médical est un service externalisé du secrétariat médical interne. Sa fonction principale est de gérer la communication téléphonique du cabinet médical. Toutefois, il peut aussi s’occuper des autres tâches relatives à l’organisation et à la gestion du cabinet. En réalité, le but du télésecrétariat médical est d’offrir un service de qualité similaire, voire améliorée, par rapport à un secrétariat interne. Cela permet aux médecins de mieux se concentrer sur leurs consultations sans être perturbés par la gestion administrative.
Quelles sont les missions du télésecrétariat médical ?
Le télésecrétariat médical a un cahier de charge semblable à celui du secrétariat interne. D’abord, il assure la réception des appels entrants des patients. En plus de la réponse aux appels, cela comprend la capacité de filtrer les appels selon leur nature. Ainsi, les télésecrétariats doivent pouvoir faire la part entre les urgences, les demandes de rendez-vous et les questions administratives.
En plus de la permanence téléphonique, le télésecrétariat médical est responsable de la création et la gestion de l’emploi du temps du médecin. Entre autres, cela prend en compte l’organisation des consultations en cabinet, des visites à domicile et des réunions professionnelles. Pour éviter les chevauchements, les prestataires doivent optimiser le planning du médecin.
En outre, les télésecrétaires peuvent être impliqués dans diverses tâches administratives, comme la gestion des dossiers des patients. Cela inclut par exemple la saisie de données médicales dans les systèmes informatiques et la mise à jour des fichiers patients. On peut également y ajouter la rédaction de courriers médicaux ou administratifs et le classement de documents.
En dehors des tâches liées à la communication et à l’organisation, le télésecrétariat peut aussi prendre en charge la gestion des fournitures médicales. Dans cette perspective, il surveille les niveaux de stock et passe des commandes en cas de nécessité. Il doit aussi s’assurer que le cabinet possède les fournitures nécessaires pour son bon fonctionnement.
Qui peut recourir à un service de télésecrétariat médical ?
Le service de télésecrétariat médical est le plus souvent retrouvé chez les médecins généralistes. Cependant, il s’étend à un large éventail de professionnels de la santé. Les médecins spécialistes, les chirurgiens, les infirmiers, les kinésithérapeutes et d’autres professionnels du domaine paramédical peuvent tous recourir à ce service et en bénéficier.
Pour ces derniers, le télésecrétariat médical est avantageux, car il leur permet de se concentrer pleinement sur leur pratique médicale. Ils ont par exemple la possibilité d’externaliser la gestion des appels, des rendez-vous et d’autres aspects administratifs à des prestataires spécialisés. Cela leur garantit une gestion efficace de leur emploi du temps.
Quels sont les avantages du télésecrétariat médical ?
Pour gérer leurs cabinets de façon optimale, les médecins doivent allier compétence et disponibilité. Dans ce cas, le recours à un service de télésecrétariat médical peut être très bénéfique. Voici quelques avantages qu’il y a à faire ce choix :
Limiter les charges administratives
En confiant la gestion du secrétariat à un service de télésecrétariat, les médecins peuvent être plus efficaces dans l’exercice de leurs activités médicales. En effet, cela leur permet d’éviter d’être submergés par la gestion simultanée de plusieurs fonctions. Par exemple, avec ce choix, ils n’auront plus à gérer les tâches administratives liées à la prise des rendez-vous et à l’organisation des plannings. Cela leur garantit également une communication professionnelle et organisée avec les patients.
Jouir la flexibilité et de la souplesse du service
La flexibilité et la souplesse sont des avantages majeurs du télésecrétariat médical. En effet, ce service est à tout moment accessible aux médecins et aux patients, même en dehors des heures habituelles de travail. Cela garantit une accessibilité continue à tous les niveaux. De plus, il est flexible et peut s’adapter aux besoins spécifiques de chaque cabinet médical. Que ce soit pour gérer l’agenda, prendre des rendez-vous, rédiger des comptes rendus ou assurer des tâches administratives, les offres sont souvent personnalisables.
Bénéficier de la confidentialité des données
Dans le domaine de la santé, la confidentialité des données est une préoccupation majeure. Cela étant, le choix d’un service de télésecrétariat médical peut être alors très bénéfique. En réalité, ces services sont souvent tenus de respecter des normes de sécurité rigoureuses. Cela inclut des protocoles de sécurité informatique avancés, comme le cryptage des données et la mise en place de pare-feu. Ces normes visent à garantir que les données médicales sont protégées de manière adéquate.
Il faut noter que les télésecrétaires sont généralement formés à la confidentialité des données et à l’importance de la protection des informations médicales. Ils sont alors tenus au respect des codes de déontologie stricts pour assurer la confidentialité des données de la patientèle.
Gagner du temps
Le télésecrétariat médical permet aux professionnels de la santé de gagner du temps en déchargeant les tâches d’accueil téléphonique. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, cette responsabilité quotidienne requiert à la fois de la disponibilité et de l’organisation. En la déléguant à un prestataire externe, les médecins et leur équipe ont ainsi du temps pour se concentrer davantage sur les soins.
Réduire certains coûts
L’externalisation du secrétariat médical présente plusieurs économies financières significatives. Elle permet d’éviter les coûts liés à l’instauration d’un service de secrétariat en présentiel. Cela pourrait inclure d’autres dépenses connexes comme les frais relatifs aux charges sociales, à la location d’espace de travail et à l’achat d’équipements requis pour ce travail.
Par ailleurs, selon les estimations, le recours à un service de télésecrétariat médical peut entraîner une réduction des coûts pouvant aller jusqu’à 70%. Cette économie s’explique par l’élimination des charges fixes liées à un secrétariat interne.
Comment choisir son service de télésecrétariat médical ?
Pour obtenir des services de qualité, il est important de veiller au choix de son télésecrétariat médical. Le premier critère repose sur les besoins spécifiques du médecin. En effet, certains professionnels peuvent avoir besoin d’une assistance pour la totalité de leur accueil téléphonique. En revanche, d’autres pourraient avoir besoin d’un support partiel, comme durant leurs absences. Il est alors nécessaire de choisir un service qui peut s’adapter à ces besoins variés.
Le deuxième critère de choix est le lieu d’implantation du télésecrétariat, car cela peut influencer la qualité du service et les compétences disponibles. Par conséquent, il est recommandé de choisir des télésecrétaires situées dans le même pays que soi. Cela garantit une meilleure compréhension des attentes, des usages locaux et de certaines pratiques médicales.
Par ailleurs, le choix des télésecrétaires doit aussi se faire selon leur compétence et leur expertise. Par exemple, ces derniers doivent disposer d’équipements de qualité, tels que les casques téléphoniques micro multidirectionnels. Ils doivent aussi se conformer aux exigences du RGPD et être aptes à signer les chartes de protection de données. En considérant tous ces facteurs, il est possible de trouver un prestataire fiable. Cependant, vous pouvez toujours solliciter l’aide de vos pairs médecins ayant déjà fait ce choix pour de meilleures recommandations.
